1. Administrator danych

Administrator danych: Kinga Zgórska
Adres zawodowy: Avenida de Burjassot 206, puerta 5, 46025 Valencia, Hiszpania
NIE: Y6027223H
Adres e-mail: legal@kingazgorska.com

Na potrzeby Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz hiszpańskiej Ustawy Organicznej 3/2018 o ochronie danych osobowych i gwarancji praw cyfrowych (LOPDGDD) administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem niniejszej strony internetowej jest wyżej wskazana adwokat.

2. Przetwarzane dane osobowe, ich źródło oraz kategorie osób, których dane dotyczą

Za pośrednictwem niniejszej strony internetowej oraz powiązanych z nią kanałów komunikacji (poczta elektroniczna, telefon oraz komunikatory) przetwarzane są dane osobowe następujących kategorii osób:

• osób przesyłających zapytania lub proszących o informacje dotyczące świadczonych usług;
• osób rezerwujących odpłatne konsultacje prawne;
• klientów oraz potencjalnych klientów;
• dostawców, współpracowników oraz innych kontaktów zawodowych.

Przetwarzane kategorie danych obejmują zasadniczo:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, numer identyfikacji podatkowej (NIF), podpis, numer NIE oraz – w stosownych przypadkach – numer dokumentu tożsamości;
• dane kontaktowe: adres pocztowy, adres e-mail oraz numer telefonu;
• dane dotyczące sprawy prawnej: informacje o stanie faktycznym, dokumenty, dane osób trzecich zaangażowanych w sprawę itp.;
• dane dotyczące rozliczeń i płatności.

W ramach wykonywania zawodu adwokata mogą być również przetwarzane szczególne kategorie danych osobowych (takie jak dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, dane dotyczące zdrowia, życia seksualnego lub orientacji seksualnej) oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia pomocy prawnej lub reprezentacji klienta, zgodnie z art. 9 i 10 RODO oraz art. 10 LOPDGDD.

Dane osobowe pochodzą:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, gdy kontaktuje się ona z kancelarią lub korzysta z jej usług;
• od osób trzecich przekazujących dane w związku z prowadzoną sprawą (stron przeciwnych, innych profesjonalistów, organów sądowych lub administracyjnych).

3. Cele przetwarzania oraz podstawy prawne

3.1. Zapytania i prośby o informacje dotyczące usług (bez konsultacji i bez zlecenia sprawy)

Jeżeli osoba kontaktuje się z adwokat za pośrednictwem formularza na stronie internetowej, poczty elektronicznej, telefonu lub WhatsApp i przedstawia swoją sytuację w celu uzyskania informacji o warunkach świadczenia usług, jej dane osobowe (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz – w stosownych przypadkach – podstawowe informacje dotyczące sprawy) są przetwarzane wyłącznie w następujących celach:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie;
• przekazania informacji o oferowanych usługach oraz warunkach ich świadczenia (cena konsultacji, sposób pracy, konieczność wcześniejszego umówienia terminu itp.).

Na tym etapie przekazywane są wyłącznie informacje dotyczące warunków świadczenia usług prawnych. Komunikacja prowadzona przed zawarciem umowy nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani nie oznacza przyjęcia zlecenia.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• prawnie uzasadniony interes adwokat polegający na zachowaniu przez rozsądny okres dokumentacji komunikacji oraz informacji niezbędnych do zapobiegania konfliktom interesów i ewentualnym roszczeniom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli ostatecznie nie dojdzie do odpłatnej konsultacji ani zawarcia umowy o świadczenie usług prawnych, dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a następnie przez okresy przedawnienia niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz do weryfikacji konfliktów interesów, z zastosowaniem zasady minimalizacji danych oraz – w stosownych przypadkach – ograniczenia przetwarzania lub zablokowania danych, zgodnie z art. 5, 18 i 32 RODO.

Informacje przekazane przez osobę, której dane dotyczą, są objęte tajemnicą zawodową adwokata i nie będą wykorzystywane do celów niezgodnych z opisanymi powyżej.

Dokumentacja przekazana przez potencjalnych klientów będzie wykorzystywana wyłącznie w celu oceny możliwości przyjęcia zlecenia. Jeżeli ostatecznie nie dojdzie do odpłatnej konsultacji ani zawarcia umowy o świadczenie usług prawnych, dokumentacja ta nie będzie wykorzystywana do żadnego innego celu i będzie przechowywana wyłącznie przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia, potwierdzenia braku konfliktu interesów oraz realizacji ewentualnych obowiązków prawnych lub obrony przed roszczeniami. Po upływie tego okresu zostanie usunięta lub – jeżeli wymagają tego przepisy prawa – zablokowana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3.2. Odpłatne konsultacje prawne i zlecenia prowadzenia spraw

W przypadku rezerwacji odpłatnej konsultacji prawnej lub zawarcia umowy o świadczenie usług prawnych dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• świadczenia usług doradztwa prawnego oraz – w stosownych przypadkach – reprezentacji przed sądami;
• analizy sprawy oraz przygotowania akt klienta;
• komunikacji z klientem, stronami przeciwnymi, innymi profesjonalistami oraz organami sądowymi lub administracyjnymi;
• prowadzenia rozliczeń, wystawiania faktur oraz obsługi księgowej.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na adwokat (w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz przepisów procesowych) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 8 LOPDGDD).

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych dotyczących wyroków skazujących podstawą prawną jest również niezbędność przetwarzania do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonywania wymiaru sprawiedliwości przez sądy (art. 9 ust. 2 lit. f oraz art. 10 RODO, a także art. 10 LOPDGDD), jak również odpowiednie przepisy sektorowe (na przykład dotyczące ochrony zdrowia lub ubezpieczeń).

3.3. Zarządzanie kontaktami zawodowymi, dostawcami i współpracownikami

Dane kontaktowe osób fizycznych działających w imieniu osób prawnych, przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą oraz przedstawicieli wolnych zawodów są przetwarzane w celu utrzymywania relacji zawodowych i biznesowych oraz zarządzania współpracą i komunikacją.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 19 LOPDGDD).

3.4. Informacje o usługach i komunikacja informacyjna

W stosownych przypadkach dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji o zmianach w przepisach prawa lub świadczonych usługach:

• jeżeli istnieje wcześniejsza relacja umowna, a komunikacja dotyczy podobnych usług, podstawą prawną może być prawnie uzasadniony interes administratora, z zachowaniem prawa osoby, której dane dotyczą, do wniesienia sprzeciwu (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 21 RODO);
• w pozostałych przypadkach wymagana będzie zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego.

4. Okres przechowywania danych

Zgodnie z zasadą ograniczenia okresu przechowywania danych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO), dane osobowe będą przechowywane w następujący sposób:

• Zapytania bez odpłatnej konsultacji ani zlecenia sprawy: przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a następnie przez okresy przedawnienia niezbędne do realizacji obowiązków prawnych, w tym w razie potrzeby do weryfikacji ewentualnych konfliktów interesów wynikających z wykonywania zawodu, z zastosowaniem, w stosownych przypadkach, ograniczenia przetwarzania lub zablokowania danych.
• Odpłatne konsultacje prawne i klienci: przez okres trwania relacji zawodowej, a po jej zakończeniu – przez okresy przedawnienia dotyczące ewentualnej odpowiedzialności cywilnej, zawodowej, podatkowej lub karnej.
• Dane dotyczące fakturowania i księgowości: przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i handlowego.
• Kontakty zawodowe oraz dostawcy: przez okres trwania relacji zawodowej oraz, w stosownych przypadkach, przez okresy przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Po upływie wskazanych okresów dane zostaną usunięte lub – jeżeli będzie to wymagane przepisami prawa – zablokowane w celu ich ograniczonego przechowywania zgodnie z LOPDGDD.

5. Odbiorcy danych i przekazywanie danych osobowych

Co do zasady dane osobowe nie będą przekazywane osobom trzecim, z wyjątkiem następujących przypadków:

• organom sądowym, administracyjnym oraz innym organom publicznym, jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia lub obrony sprawy prawnej albo wynika z obowiązku prawnego;
• innym adwokatom, pełnomocnikom procesowym (procuradores), biegłym lub innym profesjonalistom uczestniczącym w prowadzeniu sprawy, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usług prawnych oraz odbywa się z zachowaniem obowiązku tajemnicy zawodowej;
• doradcom podatkowym, biurom rachunkowym, instytucjom bankowym oraz dostawcom usług niezbędnych do wewnętrznego funkcjonowania kancelarii (takim jak dostawcy usług informatycznych, hostingu czy poczty elektronicznej), którzy będą działać jako podmioty przetwarzające na podstawie umów spełniających wymogi art. 28 RODO;
• organom podatkowym oraz innym właściwym organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Nie przewiduje się przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak korzystanie z określonych usług będzie wiązało się z przekazywaniem danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, zostanie zapewniona zgodność z art. 45–49 RODO (w szczególności poprzez decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne, wiążące reguły korporacyjne lub – w stosownych przypadkach – inne przewidziane prawem wyjątki), a osoba, której dane dotyczą, zostanie poinformowana o stosowanych zabezpieczeniach oraz ewentualnych ryzykach.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują wobec adwokat prawa określone w art. 15–22 RODO oraz art. 12–18 LOPDGDD, w szczególności:

• Prawo dostępu – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, a jeżeli ma to miejsce, do uzyskania dostępu do tych danych oraz informacji z nimi związanych.
• Prawo do sprostowania – prawo do żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – prawo do żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
• Prawo do sprzeciwu – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora lub wykonywaniu zadania realizowanego w interesie publicznym.
• Prawo do przenoszenia danych – prawo do otrzymania danych osobowych dostarczonych administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz do przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i jest realizowane w sposób zautomatyzowany.

W celu skorzystania z powyższych praw osoba, której dane dotyczą, może skierować pisemny wniosek do administratora na wskazany wyżej adres korespondencyjny lub na adres e-mail legal@kingazgorska.com, wskazując, z którego prawa chce skorzystać, oraz dołączając kopię dokumentu tożsamości.

Korzystanie z powyższych praw jest bezpłatne, chyba że żądania są oczywiście bezzasadne lub nadmierne; w takim przypadku administrator może pobrać rozsądną opłatę lub odmówić realizacji żądania zgodnie z art. 12 RODO oraz art. 12 LOPDGDD.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Hiszpańskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Agencia Española de Protección de Datos – AEPD), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych.

Dane osób zmarłych
Osoby związane ze zmarłym więzami rodzinnymi lub pozostające z nim w związku faktycznym, a także jego spadkobiercy, mogą żądać dostępu do danych osobowych zmarłego, ich sprostowania lub usunięcia, chyba że zmarły wyraźnie tego zakazał lub zakaz taki wynika z przepisów prawa, zgodnie z art. 3 LOPDGDD.

7. Przetwarzanie danych na podstawie zgody

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, zgoda ta będzie dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna oraz zostanie wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające (na przykład zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu). Nie będą stosowane domyślnie zaznaczone pola ani uznawanie milczenia za wyrażenie zgody.

Osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili wycofać swoją zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody będzie równie łatwe jak jej udzielenie.

Zawarcie umowy ani świadczenie usług prawnych nie będzie uzależnione od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, które nie są niezbędne do realizacji relacji zawodowej, zgodnie z art. 7 ust. 4 RODO oraz art. 6 ust. 3 LOPDGDD.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, z uwzględnieniem aktualnego stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrożenia, charakteru przetwarzanych danych osobowych oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 24, 25 i 32 RODO.

9. Poufność i tajemnica zawodowa

Adwokat jest związana tajemnicą zawodową, która nakłada na nią zarówno obowiązek, jak i prawo do zachowania w poufności wszelkich faktów i informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem działalności zawodowej w jakiejkolwiek jej formie. Nie może być również zobowiązana do ujawnienia takich informacji, zgodnie z hiszpańską Ustawą Organiczną o Władzy Sądowniczej (Ley Orgánica del Poder Judicial) oraz Statutem Generalnym Adwokatury Hiszpańskiej (Estatuto General de la Abogacía Española).

10. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być zmieniana w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa, orzecznictwa, wytycznych administracyjnych wydawanych przez Hiszpański Urząd Ochrony Danych Osobowych (Agencia Española de Protección de Datos – AEPD) lub zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych.

W przypadku istotnych zmian użytkownicy zostaną o nich poinformowani za pośrednictwem komunikatów zamieszczonych na stronie internetowej lub w inny odpowiedni sposób.